Od dnia 30.12.2025 r. duże i średnie podmioty mają rozpocząć stosowanie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/1115 w sprawie udostępniania na rynku unijnym i wywozu z Unii niektórych towarów i produktów związanych z wylesianiem i degradacją lasów oraz uchylenia rozporządzenia (UE) nr 995/2010 (EUDR).

Przedmiot regulacji

Celem EUDR jest ograniczenie wylesiania terenów zagrożonych ekologicznie przed nadmierną eksploatacją, zapobieganie handlu drzewem i innymi produktami z nielegalnych źródeł, które prowadzą do degradacji środowiska naturalnego. Zakresem regulacji EUDR objęte są między innymi podmioty, które wprowadzają produkty wytworzone w jakiejkolwiek proporcji między innymi z drewna, kauczuku, kakao, kawy, celulozy, papieru i innych surowców wskazanych w załączniku nr 1 do EUDR (lista ta obejmuje produkty gotowe, ale także surowce do produkcji innych wyrobów). Należy przy tym odnotować, że załącznik ten już ulega zmianom, zatem konieczne jest bieżące weryfikowanie jego aktualnego zakresu. Jak wskazuje obecne brzmienie przepisów, EUDR obejmuje swym zakresem nawet przykładowo sprzedaż ryzy lub rolki papieru, a także kawy na wynos.

EUDR odnosi się do poszczególnych faz obrotu począwszy od wprowadzenia do obrotu, aż do sprzedaży konsumentowi.

Wymogi EUDR

EUDR wymaga wdrożenia i utrzymywania systemu należytej staranności, obejmującego w szczególności procedury należytej staranności i oświadczenia w tym zakresie.

Procedury należytej staranności obejmują:

1. zbieranie informacji o produktach – analiza składu (surowców, półproduktów), pełna informacja co do łańcucha dostaw (dane dostawców) do źródła pochodzenia, w tym do geolokalizacji miejsca pochodzenia każdego składnika podlegającego EUDR,
2. ocenę ryzyka związanego z danym produktem (ryzyko wykorzystania składników z nielegalnych źródeł), w czym pomagać będzie system informatyczny,
3. podejmowanie działań zmierzających do zmniejszenia ryzyka,
4. składanie oświadczeń o należytej staranności i raportów (głównie o charakterze statystycznym, co do których nie ma jeszcze pewnych danych o ich treści).

Procedury te będą podlegały opublikowaniu na stronie internetowej przedsiębiorcy.

Wdrożenie procedur powinno w pierwszym etapie prowadzić do inwentaryzacji oferty produktów przedsiębiorcy oraz współpracy z dostawcami.

Efektem wdrożenia procedur jest doprowadzenie do złożenia oświadczenia due diligence (Oświadczenie Należytej Staranności), które potwierdza, że:

1. Produkt jest wolny od wylesiania (tzn. nie pochodzi z terenów, na których doszło do wylesienia po 31 grudnia 2020 r.),
2. Produkt jest legalny – tzn. pozyskany zgodnie z przepisami kraju pochodzenia,
3. Produkt został objęty należytą starannością (due diligence) – a więc przeprowadzono analizę ryzyka i w razie potrzeby podjęto środki zaradcze.

Uprzednie złożenie tego oświadczenia jest wymagane dla wprowadzenia produktu na rynek lub jego eksportu.

Podmiot handlowy na końcu łańcucha dostaw powinien zapewnić, że nabywa towary od dostawców, którzy realizują procedury należytej staranności i składają ww. oświadczenia (przy czym w przypadku zakupu od podmiotów z siedzibą w krajach trzecich taki podmiot może być w praktyce zobowiązany do zachowania szczególnej staranności i zgromadzenia wymaganych dokumentów i informacji we własnym zakresie).

System Informatyczny EUDR (tracesnt)

Oświadczenie Należytej Staranności będzie składane przez System Informatyczny EUDR, stworzony przez organy UE, będący specjalistycznym rejestrem internetowym, który usprawnia tworzenie oświadczeń należytej staranności w łańcuchach dostaw. System ten jest już uruchomiony w celach testowych i można w tym celu już go wykorzystywać po zarejestrowaniu konta EU: https://eudr.webcloud.ec.europa.eu/tracesnt/ 

W Systemie mają być zamieszczane następujące dane: opis i nazwa handlowa produktów, ilość wprowadzanych produktów na rynek, skład surowców podlegających pod EUDR, kraj ich produkcji, geolokalizacja działki, gdzie wyprodukowano surowiec, pełne dane adresowe przedsiębiorstw, od których pochodzą dostawy, informacje, że produkty te nie powodują wylesiania i że produkcja była zgodna z przepisami prawa kraju produkcji.

W zakresie oceny ryzyka, System pomoże przypisać ryzyko do danego kraju produkcji, czyli tzw. benchmark (obecność lasów, ludności rdzennej, powszechność wylesiania, stopień degradacji, złożoność łańcucha dostaw, poziom korupcji w kraju itd.).

W efekcie korzystania z Systemu, przedsiębiorca będzie jedynie wprowadzał dane oraz archiwizował dokumentację związaną z prowadzeniem procedury należytej staranności. Będą to faktury, certyfikaty, świadectwa pochodzenia, skład produktów itp. Dokumenty te mogą być od razu archiwizowane elektronicznie. Obowiązek archiwizacji trwa 5 lat.

System pozwala na wykorzystanie danych już raz wprowadzonych przez ten sam podmiot lub operatora, czyli podmiot wprowadzający towar na rynek.

Nie będzie wymagane dokonywanie jakichkolwiek zgłoszeń inną drogą (nie będzie obiegu dokumentów „papierowych”). Po drugie, system pozwala

Sankcje

Prawidłowe wdrożenie obowiązków wynikających z EUDR ma być kontrolowane przez organy państwowe (które zostaną dopiero wyznaczone), a niespełnienie obowiązków będzie zagrożone wysokimi sankcjami, takimi jak grzywny nawet do wysokości 4 % łącznego rocznego obrotu przedsiębiorcy. Brak zgodności produktów z EUDR może spowodować również ich zatrzymanie na granicy, konfiskatę, obowiązek wycofania produktów itp.

Step by Step

Aby przygotować się do wejścia w życie EUDR, należy rozpocząć przygotowania do ustanowienia procedury i jej wdrożenia, w szczególności

1. ustalić osoby odpowiedzialne za zinwentaryzowanie produktów pod kątem składników wymienionych w Załączniku nr 1 do EUDR,
2. ustalić sposób uzyskiwania danych, osoby odpowiedzialne oraz listę danych potrzebnych do wszechstronnego przeprowadzenia audytu pochodzenia,
3. przeprowadzić inwentaryzację produktów celem ustalenia tych dostawców, od których konieczne będzie uzyskanie informacji i dokumentów,
4. przygotować procedury i je wdrożyć, z uwzględnieniem pierwszego etapu inwentaryzacji,
5. ustalić potrzebę wdrożenia jednego z systemów informatycznych dostępnych na rynku, które ułatwiają przeprowadzenie całej procedury należytej staranności (należy jednak pamiętać, że wobec nowości tematu, stałych zmian wprowadzanych w systemie informatycznych UE, trudno ustalić czy dostawca software na potrzeby ułatwienia procedury zapewni narzędzie najbardziej efektywne).
6. rozpocząć proces zbierania informacji i dokumentów, zarówno co do dotychczas  oferowanych produktów, jak i produktów nowowprowadzanych,
7. co najmniej raz na pół roku, a po ustabilizowaniu sytuacji, raz na rok, aktualizować procedury i produkty, aktualizować ryzyka, dostosowywanie ich do zmieniających się przepisów, wymogów i okoliczności rynkowych. Aktualizacja ta powinna mieć odzwierciedlenie również w procedurach publikowanych na stronach internetowych podmiotu.

Wdrożenie EUDR wykazuje podobieństwa do wdrażania obowiązków w zakresie BDO i jest ściśle powiązane z raportami ESG (czy CSRD), dlatego proces przygotowania wdrożenia EUDR może zostać powierzony osobie odpowiedzialnej za te raporty.

Jeżeli potrzebują Państwo dalszego wsparcia co do przygotowania się do zmian w przepisach, mają Państwo pytania związane z tematem, jesteśmy dostępni by pomóc Państwu w tej sprawie.